Não é surpresa que a quantidade de documentos que uma empresa gera ao longo da sua história pode ser arrebatador. Seja pela guarda de arquivo morto, armazenamento de contratos, registros de contas e pagamentos ou mesmo documentos confidencias que devem ser guardados à sete chaves, a gestão de documentos é um ponto essencial na administração de uma empresa.
Mas graças aos avanços recentes da tecnologia, o gerenciamento de documentos e arquivos ficou muito mais fácil. O que antes dependia de caixas, armários e pilhas e mais pilhas de papel hoje é feito de forma muito mais organizada e, o melhor de tudo, completamente digital.
Neste artigo nós vamos te mostrar quais são as oito melhores razões para dar adeus aos fichários antigos e optar definitivamente pela Guarda Eletrônica de Documentos para sua empresa.
1. Economia de Espaço
A guarda de documentos físicos requer espaço significativo, seja em armários, salas de arquivo ou arquivos mortos. Com a Guarda Eletrônica de Documentos, todos os seus documentos podem ser armazenados em servidores ou na nuvem, economizando espaço valioso no escritório. Isso não apenas reduz custos de manutenção de espaço físico, mas também melhora a organização e a acessibilidade dos documentos.
2. Acessibilidade e Facilidade de Recuperação
Ao reverter seus documentos para um formato digital você pode acessá-los de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso é particularmente útil em um ambiente de trabalho moderno, onde a mobilidade é essencial. Além disso, a pesquisa e recuperação de documentos eletrônicos é muito mais rápida e eficiente do que vasculhar pilhas e mais pilhas de papel, tornando o trabalho mais produtivo.
3. Segurança de Dados
A Guarda Eletrônica de Documentos oferece um nível elevado de segurança aos dados da sua empresa. Várias camadas de proteção, como criptografia, autenticação de usuário e controle de acesso são implementadas, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos. Além disso, os documentos eletrônicos podem ser facilmente copiados e armazenados de forma redundante, reduzindo o risco de perda de informações críticas e garantindo o acesso instantâneo dos mesmos.
4. Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental
Lugares que têm em mente a diminuição do uso de papel e a redução pegada carbônica se tornaram sinônimos de empresas conscientes e a par da sua responsabilidade com o planeta. A transição para a guarda eletrônica de documentos contribui para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel e materiais relacionados desnecessários. Isso não apenas beneficia o meio ambiente, mas também pode melhorar a reputação da sua empresa, uma vez que muitos clientes valorizam práticas sustentáveis.
5. Conformidade Legal
Manter a conformidade com regulamentos e leis relacionadas à documentação é crucial para muitas empresas. Além de ser uma prática legal, a guarda eletrônica facilita o gerenciamento e a recuperação de documentos necessários para cumprir com os requisitos legais, tornando auditorias e processos legais mais simples e menos dispendiosos.
6. Eficiência na Recuperação de Documentos
Com ferramentas de busca avançadas e indexação inteligente, a guarda eletrônica torna a recuperação de documentos muito mais rápida e eficiente. Não mais perder tempo folheando pilhas de papel; você pode encontrar o que precisa em segundos.
7. Redução de Custos a Longo Prazo
Embora a transição para a guarda eletrônica possa exigir um investimento inicial, a longo prazo, ela tende a ser mais econômica. A redução de custos associados à impressão, transporte e armazenamento físico de documentos pode gerar economias significativas ao longo do tempo.
8. Facilita a Colaboração Remota
Com a guarda eletrônica, as equipes podem colaborar de forma mais eficaz, independentemente da localização geográfica. Documentos podem ser compartilhados, revisados e editados de maneira colaborativa, o que é especialmente útil para empresas com equipes remotas ou que dependem da colaboração interdepartamental.
A Guarda Eletrônica de Documentos é uma solução moderna que oferece benefícios significativos em economia de espaço, acessibilidade e segurança dos dados, promovendo a sustentabilidade sem deixar de lado todos os aspectos legais requeridos.
A FIRSTDOCY é referência quando o assunto é soluções em Guarda Eletrônica de Documentos e gestão de arquivos. Com nossos serviços de Guarda Eletrônica de Documentos todos os seus documentos são guardados de forma segura e estão sempre disponíveis para você para quando precisar e apenas a um clique de distância.
Se quiser saber mais como podemos ajudar a sua empresa com a guarda digital dos seus documentos, entre em contato com um dos nossos consultores que teremos todo prazer e mostrar como esta pode ser a solução que a sua empresa precisa para otimizar a gestão dos seus documentos .
