Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecido como GED, é um termo que já conquistou seu espaço no mundo empresarial. Esta solução que facilita a organização do dia a dia de uma empresa pode ainda não ser conhecida por todos, mas acaba podendo ser o diferencial entre uma empresa que otimiza seu tempo e recursos e outra que ainda está presa em processos ultrapassados e, por vezes, custosos.
Neste post vamos explorar um pouco mais o que é GED e porque ter uma solução como esta integrada na sua empresa é essencial para saúde e sucesso do seu negócio.
O Que é GED?
GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos. Na prática, é o manuseio digital dos documentos de uma empresa como contratos, documentos legais, notas fiscais, relatórios e outros arquivos relevantes para o funcionamento de uma empresa.
O termo se refere à gestão eletrônica de todos os documentos que fazem parte da empresa – desde os usados no dia a dia, aos que fazem parte do seu histórico e desenvolvimento.
Idealmente estes documentos são gerenciados por softwares integrados que facilitam o seu acesso para todos os departamentos responsáveis, facilitando, assim, o acompanhamento e gestão destes tipos de arquivo.
Quais são as maiores vantagens da GED?
Para quem lida com arquivos e documentos de diversos tipos diariamente, GED não é só uma valía, é uma necessidade. Veja aqui alguns exemplos das maiores vantagens em adotar este modelo.
Total controle de informação:
Com o GED você consegue limitar quem tem acesso aos documentos mais importantes da sua empresa. Além disso é possível visualizar quando e qual colaborador que …
Rapidez e Agilidade:
A Gestão Eletrônica de Documentos traz agilidade nos processos, pois a troca de informações, além de instantânea, pode também ser feita de maneira transversal. Isso significa uma economia de tempo e maior produtividade por parte dos gestores e colaboradores.
Elimina Redundância de Documentos:
Uma das grandes vantagens dos documentos digitais é que eliminam a necessidade de documentos duplicados. Isso implica não só em uma maior organização como também em economia de papel e espaço de armazenamento.
Economia na Utilização de Espaços:
Como os documentos são digitais, você elimina a necessidade de espaços dedicados exclusivamente para a guarda dos documentos.
Além de ter seus documentos mais organizados, você também aproveita de mais espaço no escritório.
Mais Segurança, Menos Dor de Cabeça :
Com seus documentos organizados e em formato digital, você não precisa se preocupar com a ação do tempo deteriorando seus documentos ou de acidentes ou fatores externos fazendo com que perca informações valiosas.
Com uma solução confiável de GED você está sempre seguro que seus documentos estão armazenados de forma segura e acessível sempre que precisar.
Como escolher o GED certo para sua empresa?
Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos pode ser um passo crucial para a eficiência e organização da sua empresa. No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, é fundamental escolher a solução certa que atenda às necessidades específicas do seu negócio.
Entenda quais são os passos mais importantes para escolher a melhor solução para você:
1. Avalie as Necessidades Específicas da Sua Empresa:
Antes de começar a busca por uma solução de GED, é fundamental entender as necessidades únicas da sua empresa. Considere o tipo de documentos que você lida, a quantidade de usuários que precisarão acessar o sistema e os processos específicos que deseja otimizar.
2. Estabeleça Objetivos Claros:
Defina claramente os objetivos que você deseja alcançar com a implementação do GED. Isso pode incluir a redução de custos, a melhoria da eficiência operacional, o aumento da segurança da informação ou a conformidade com regulamentações específicas.
3. Considere a Usabilidade:
A facilidade de uso é um fator crucial para o sucesso da implementação do GED. Escolha uma solução que seja intuitiva e fácil de ser adotada pela sua equipe. A interface amigável garantirá uma transição suave e rápida aceitação pelos usuários.
4. Analise Recursos de Segurança:
A segurança da informação é uma prioridade. Certifique-se de que a solução de GED oferece recursos robustos, como criptografia, controle de acesso granular e auditoria de atividades. Esses elementos são essenciais para proteger dados sensíveis da sua empresa.
5. Verifique a Escalabilidade:
À medida que sua empresa cresce, suas necessidades de gerenciamento de documentos também aumentarão. Escolha uma solução de GED escalável que possa acompanhar o crescimento do seu negócio sem comprometer a eficiência.
6. Integração com Sistemas Existentes:
A interoperabilidade é crucial. Certifique-se de que o GED pode ser integrado aos sistemas que sua empresa já utiliza, como sistemas de CRM, ERP ou outros softwares essenciais para suas operações diárias.
Ao escolher o GED certo para sua empresa, leve em consideração as necessidades específicas, objetivos, usabilidade, segurança, escalabilidade, integração e a reputação do fornecedor.
Se ainda estiver com dúvidas sobre qual o sistema certo para você, não pense duas vezes em nos contactar! Fale com um dos nossos consultores sobre as suas necessidades e aproveite para conhecer mais sobre o FIRSTGED, a solução da FIRSTDOCY para Gestão Eletrônica de Documentos para empresas de todos os tamanhos e demandas.
Com uma abordagem cuidadosa, você estará no caminho certo para implementar uma solução de GED que impulsionará a eficiência e o sucesso do seu negócio.
