Na era digital de hoje as empresas estão sempre em busca de inovações e novas ferramentas que confiram uma vantagem competitiva e que ajude a facilitar seus processos. Seguindo este novo cenário de constante mudança e adaptação, as assinaturas eletrônicas surgiram como um diferencial significativo na gestão de RH, contratos e documentos. Neste artigo, vamos explorar o que são assinaturas eletrônicas, por que são fundamentais e como a integração delas pode transformar suas operações, reforçando a segurança e reduzindo custos.
O que é uma Assinatura Digital?
Uma assinatura eletrônica, ou e-signature (e-assinatura em português), é o equivalente digital de uma assinatura feita à mão. Ela representa a intenção de um indivíduo ou entidade de concordar com um documento ou transação. As assinaturas eletrônicas têm validade legal em muitos países, proporcionando uma maneira segura e eficiente de assinar documentos online.
5 pontos para pensar sobre Assinatura Eletrônica
- Velocidade e Eficiência: As assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de documentos físicos, serviços postais e manuseio manual de documentos. Isso acelera significativamente o processo de assinatura, permitindo que as empresas ou qualquer pessoa consiga fechar acordos e firmar contratros de maneira fácil, rápida e sem complicações.
- Economia de Custos: Pense nos gastos associados às assinaturas em papel: papel, tinta, impressoras e a mão de obra necessária para envio e arquivamento. As assinaturas eletrônicas reduzem drasticamente esses custos, liberando recursos para investimentos mais estratégicos em seus empreendimentos além de fazer com que você economize um dos seus bens mais precisoso: o seu tempo.
- Validade Legal: As assinaturas eletrônicas não são apenas convenientes; elas são legalmente reconhecidas na maioria das jurisdições. Esteja certo de que seus documentos e contratos assinados têm validade legal, proporcionando uma base sólida para seus acordos comerciais.
- Acessibilidade: Com as assinaturas eletrônicas, os documentos podem ser assinados de qualquer lugar com uma conexão à internet. Essa acessibilidade é especialmente valiosa em nosso mundo empresarial cada vez mais global e remoto.
- Ajuda o meio ambiente: A assinatura eletrônica dispensa o uso de documentos físicos e cópias desnecessárias. Ou seja, quanto menos papel é usado, menor é o disperdício. Assinar seus documentos digitalmente além de ser mais eficiênte ainda ajuda o planeta.
Vantagens em adotar uma assinatura digital
- No Ritmo do Mundo Moderno: As assinaturas digitais vieram para ficar. Não só são mais umexemplo de como o mundo moderno pode facilitar a vida de empresas e colaboradores, mas também traz comodidade para todos que precisam agilizar qualquer processo que requeira uma assinatura.
- Assinatura em Qualquer Lugar e a Qualquer Momento: O trabalho nem sempre acontece no escritório. As assinaturas eletrônicas capacita qualquer pessoa a assinar documentos de qualquer lugar ou dispositivo com conexão à internet. Seja com colaboradores remotos ou a necessidade de uma assinatura de um cliente do outro lado do mundo, as assinaturas eletrônicas eliminam as barreiras geográficas.
- Facilidade para o RH: Quem trabalha com Recursos Humanos sabe como a quantidade de papéis que requerem assinaturas relacionados com o seu dia a dia pode ser exorbitante (e em alguns casos até assustadora). Assinaturas eletrônicas simplificam suas operações de RH, desde a contratação e integração até a gestão de registros de funcionários e documentos de conformidade. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros e garante uma experiência perfeita para os funcionários.
- Gestão de Documentos: A gestão e a facilidade no acesso de documentos é talvez um dos maiores fatores para a adoção de assinaturas eletrônicas. A vizualização digital dos seus documentos permite que sejam feitas pesquisas mais rápidas, recuperar arquivos e gerenciar documentos assinados com facilidade.
- Personalização: A personalização os modelos de assinatura eletrônica para refletir sua identidade de marca e requisitos específicos de documentos. Não só os seus documentos são legais e de acordo com a suas necessidades, mas também pode ter a sua “cara” e as caracteristicas que mais destacam sua empresa.
- Redução de Erros: Erros humanos acontecem e por vezes podem sair caros. As assinaturas digitais ajudam a prevenir erros validando campos, garantindo que todas as informações necessárias estejam incluídas e fornecendo feedback quando necessário, aumentando a precisão e a integridade de seus documentos e reduzindo ao máximo erros e enganos.
Escolhendo a Solução de Assinatura Eletrônica Certa
Nem todas as soluções de assinatura eletrônica são iguais. É essencial escolher uma que atenda às suas necessidades de RH e Tecnologia. Considere os seguintes fatores ao escolher a solução de assinatura eletrônica certa:
- Segurança: Procure por criptografia de ponta a ponta e medidas de autenticação robustas para proteger seus dados confidenciais.
- Integração: Garanta a compatibilidade com seu software de RH e Tecnologia existente, melhorando a eficiência do fluxo de trabalho.
- Facilidade de Uso: Uma interface amigável e recursos intuitivos promovem a adoção generalizada entre sua equipe.
- Acessibilidade Móvel: Verifique se a solução oferece aplicativos móveis para assinaturas em trânsito, atendendo a uma força de trabalho moderna e móvel.
- Escalabilidade: Opte por uma solução que possa crescer junto com seu negócio, acomodando volumes crescentes de documentos e contas de usuários.
As assinaturas digitais quase que se tornaram obrigatórias nos dias de hoje e foi pensando nesta necessidade que a FIRSTDOCY criou a FIRSTSIGN, a solução para qualquer questão de assinaturas eletrônicas, com a segurança e experiência de quem sabe o que faz.
Se ainda tiver alguma dúvida sobre como adotar o FIRSTSIGN como ferramenta de assinaturas eletrônicas pode alavancar o seu negócio ou reduzir custos desnecessários, não hesite em nos contactar. A FIRSTDOCY tem uma equipe sempre pronta para ajudar a solucionar suas dúvidas e levar a sua empresa a um novo patamar.
